Word 2013 長文の作成

  1. セクション区切りの挿入
  2. ページ番号の挿入
  3. 見出しの設定
  4. 改ページ位置の調整
  5. 目次の挿入
  6. 表題と副題の設定
  7. 目次から章・節番号へのジャンプ
  8. 目次の更新
  9. 目次の削除

ページ数が多い文書の場合は、ページ番号を挿入して目次を作成します。
こうした長文を作成する場合「アウトライン」機能を利用することもできます。これを利用することで、章や節の番号が自動的に付与されるほか、図表などの番号も自動的に付けることができます。

ただ、今回はアウトライン機能を使わない方法での手順を説明します。もちろん、出来上がった文書の品質には問題はありません。

サンプルデータlong-sentence_es.docx「長文の作成(演習).docx」を開きます。


セクション区切りの挿入

まず、目次と本文のセクションを分けます。こうすることで、本文の最初のページ番号が「1」になります。

* アクセスキー: Alt P B N

(注) 「第1章 Windows 8.1の画面構成」の前で改ページされ、これ以降が2つ目のセクションになります。

  「区切り」のドロップダウン メニュー


ページ番号の挿入

2つ目のセクション、つまり「第1章 Windows 8.1の画面構成」以降にページ番号を挿入し、ページ番号の初期値を「1」にします。

ページ番号は以下の内容で挿入します。
 場所: フッターの中央
 書式: 「1,2,3…」の形式

* アクセスキー: Alt N N U B

(注1) 配置は、「番号のみ1」が左揃え、「番号のみ2」が中央揃え、「番号のみ3」が右揃えです。

(注2) フッターに移動すると「デザイン」タブが追加表示されます。

* アクセスキー: Alt J H N U F

  「ページ番号」のドロップダウン メニュー

  「ページ番号」のサブ メニュー

  「デザイン」タブが追加されたリボン

  「ページ番号の書式設定」のダイアログ ボックス


見出しの設定

目次を作成するためには、まず本文中の章や節に見出しを設定します。
Wordでは、文書全体を「表題」「見出し」、また「本文」のように区分けするようになっており、それぞれの区分ごとに書式を設定することもできます。

この文書では、以下のように見出しを設定します。  第1章、第2章、第3章: 見出し1
 1-1、1-2 …、2-1、2-2 …、3-1、3-2 …: 見出し2
 2-1-1、2-1-2 …、2-2-1、2-2-2 …: 見出し3

(1) 「見出し1」の設定

まず「第1章」「第2章」「第3章」に「見出し1」を設定します。

* アクセスキー: Alt H F Y

* ショートカットキー 「スタイル」の作業ウィンドウを開く/閉じる: Ctrl + Alt + Shift + S キー

(注1) 1度「スタイル」の作業ウィンドウを開くと、文書を閉じるか、再度上記の操作を行うまでウィンドウは表示されています。

(注2) 「見出し1」には、初期状態で、フォント名 MS ゴシック、フォントサイズ 12ポイント、スタイル 標準、配置 両端揃えの書式が設定されています。

【ワンポイント1】 PC-Talkerの場合は、F6 キーを押すと拡大機能が働くため、F6 キーでは移動しません。Alt キーを押してからCtrl + Tab キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

【ワンポイント2】 PC-Talkerの場合は、F6 キーを押すと拡大機能が働くため、F6 キーでは移動しません。Alt キーを押してからCtrl + Tab キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

  「スタイル」の作業ウィンドウ

(2) 「見出し2」の設定

次に「1-1」から「3-5」までに「見出し2」を設定します。

【ワンポイント1】 PC-Talkerの場合は、F6 キーを押すと拡大機能が働くため、F6 キーでは移動しません。Alt キーを押してからCtrl + Tab キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

(注) 「見出し2」には、初期状態で、フォント名 MS ゴシック、フォントサイズ 10.5ポイント、スタイル 標準、配置 両端揃えの書式が設定されています。

【ワンポイント2】 「スタイル」の作業ウィンドウを開いた際、すでに「見出し2」が選択されている場合があります。

(3) 「見出し3」の設定

最後に「2-1-1」から「2-5-3」までに「見出し3」を設定します。

【ワンポイント1】 PC-Talkerの場合は、F6 キーを押すと拡大機能が働くため、F6 キーでは移動しません。Alt キーを押してからCtrl + Tab キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

(注) 「見出し3」には、初期状態で、フォント名 MS ゴシック、フォントサイズ 10.5ポイント、スタイル 標準、左インデント 4字の書式が設定されています。

【ワンポイント2】 「スタイル」の作業ウィンドウを開いた際、すでに「見出し3」が選択されている場合があります。

  スタイル設定前の文書

  スタイル設定後の文書


改ページ位置の調整

文書をより見栄えのよいものにするため、改ページ位置の調整を行なっておく必要があります。

これは、各ページの先頭、つまり第1行目を確認して、ページのレイアウトが適切になっているかを判断し、もし改ページ位置の変更が必要な場合には、その作業を行っておきます。
そうでないと、例えば、章や節の番号だけが前のページに残ってしまったり、ページの先頭に余分な空白行ができてしまったり、また、手順や説明などが途中で切れてしまったりして文書が見にくくなってしまいます。

改ページ位置の調整は以下のように行います。

  「ジャンプ」のダイアログ ボックス


目次の挿入

次に目次を挿入します。
ここでは「~ 画面読み上げソフトとキーボードを利用して ~」の5行下に目次を挿入します。

* アクセスキー: Alt S T

(注) 挿入された目次の各項目には下線が引かれます。

  「目次」のドロップダウン メニュー


表題と副題の設定

最後に、表題と副題を設定します。
Windows 8.1の基本操作: 表題
~ 画面読み上げソフトとキーボードを利用して ~: 副題

  • 1. 文書の先頭に移動します。「Windows 8.1の基本操作」の行です。
  • 2. F6 キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

    【ワンポイント1】 PC-Talkerの場合は、F6 キーを押すと拡大機能が働くため、F6 キーでは移動しません。Alt キーを押してからCtrl + Tab キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

    【ワンポイント2】 PC-Talkerの場合は、F6 キーを押すと拡大機能が働くため、F6 キーでは移動しません。Alt キーを押してからCtrl + Tab キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

    【ワンポイント3】 表題や副題の設定は目次を挿入した後に行います。目次挿入前に行うと、表題や副題も目次に含まれます。

      表題・副題設定前、目次挿入前の文書

      表題・副題設定後、目次挿入後の文書


    目次から章・節番号へのジャンプ

    挿入した目次から章や節番号にジャンプするには以下の操作を行います。
    ここでは「第1章 Windows 8.1の画面構成」を例に説明します。

    (注) 上記の操作を行うと、文書を閉じる際に、変更を保存するかのメッセージが表示されます。


    目次の更新

    文書の内容が変更されたり、ページ取りが変わった場合には目次を更新します。

    ここではサンプルデータに挿入された目次のページ番号を更新します。

    * アクセスキー: Alt S U

    【ワンポイント】 目次の内容すべてを更新する場合は「目次をすべて更新する」を選択します。

      「目次の更新」のメニュー


    目次の削除

    挿入した目次は以下の手順で削除します。

    操作の結果はサンプルデータlong-sentence_kk.docx「長文の作成(結果).docx」をご覧ください。