Word 2013　長文の作成

ページ数が多い文書の場合は、ページ番号を挿入して目次を作成します。
こうした長文を作成する場合「アウトライン」機能を利用することもできます。これを利用することで、章や節の番号が自動的に付与されるほか、図表などの番号も自動的に付けることができます。

ただ、今回はアウトライン機能を使わない方法での手順を説明します。もちろん、出来上がった文書の品質には問題はありません。

サンプルデータlong-sentence_es.docx「長文の作成(演習).docx」を開きます。

セクション区切りの挿入

まず、目次と本文のセクションを分けます。こうすることで、本文の最初のページ番号が「1」になります。

1. 「第１章 Windows 8.1の画面構成」の行頭に移動します。
2. Alt キーを押してリボンに移動します。
3. 左右方向キーを押して「ページレイアウト」タブに移動します。
4. Tab キーを押して「区切り」のボタンに移動してEnter キーを押します。「区切り」のドロップダウンメニューが開きます。
5. 下方向キーを押して「次のページから開始」に移動してEnter キーを押します。カーソル位置を境に2個のセクションに区切られます。

＊アクセスキー： Alt P B N

(注) 「第１章 Windows 8.1の画面構成」の前で改ページされ、これ以降が2つ目のセクションになります。

ページ番号の挿入

2つ目のセクション、つまり「第１章 Windows 8.1の画面構成」以降にページ番号を挿入し、ページ番号の初期値を「1」にします。

ページ番号は以下の内容で挿入します。
　場所：フッターの中央
　書式：「1,2,3…」の形式

1. 下方向キーを押して2つ目のセクション「第１章 Windows 8.1の画面構成」以降に移動します。
2. Alt キーを押してリボンに移動します。
3. 左右方向キーを押して「挿入」タブに移動します。
4. Tab キーを押して「ページ番号」のボタンに移動してEnter キーを押します。「ページ番号」のドロップダウンメニューが開きます。
5. 下方向キーを押して「ページの下部」に移動してEnter キーを押します。「ページ番号」のサブメニューが開きます。

＊アクセスキー： Alt N N U B

6. 下方向キーを押して「番号のみ2 番号を書式設定や強調なしで配置します」に移動してEnter キーを押します。フッターにページ番号が挿入され、フォーカスがフッターに移動します。

(注1) 配置は、「番号のみ1」が左揃え、「番号のみ2」が中央揃え、「番号のみ3」が右揃えです。

(注2) フッターに移動すると「デザイン」タブが追加表示されます。

7. Alt キーを押してリボンに移動します。
8. 「デザイン」タブが選択されているので、Tab キーを押して「ページ番号」のボタンに移動してEnter キーを押します。「ページ番号」のドロップダウンメニューが開きます。
9. 下方向キーを押して「ページ番号の書式設定」に移動してEnter キーを押します。「ページ番号の書式設定」のダイアログボックスが開きます。

＊アクセスキー： Alt J H N U F

10. 上下方向キーを押して「1,2,3」に移動します。
11. Tab キーを押して「前のセクションから継続」のラジオボタンに移動し、下方向キーを押して「開始番号」に移動します。ここには「1」が選択されています。
12. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。これで、本文のページ番号が「1」から開始され、書式は「1,2,3」の形式でフッターの中央に配置されます。
13. Esc キーを押してフッターを閉じます。文書ウィンドウに戻ります。

見出しの設定

目次を作成するためには、まず本文中の章や節に見出しを設定します。
Wordでは、文書全体を「表題」「見出し」、また「本文」のように区分けするようになっており、それぞれの区分ごとに書式を設定することもできます。

この文書では、以下のように見出しを設定します。　第１章、第２章、第３章：見出し1
　１－１、１－２ …、２－１、２－２ …、３－１、３－２ …：見出し2
　２－１－１、２－１－２ …、２－２－１、２－２－２ …：見出し3

(1) 「見出し1」の設定

まず「第１章」「第２章」「第３章」に「見出し1」を設定します。

1. 下方向キーを押して「第１章 Windows 8.1の画面構成」の行に移動します。
2. Alt キーを押してリボンに移動します。
3. 左右方向キーを押して「ホーム」タブに移動します。
4. Tab キーを押して「スタイル」のボタンに移動してEnter キーを押します。「スタイル」の作業ウィンドウが開きます。

＊アクセスキー： Alt H F Y

＊ショートカットキー「スタイル」の作業ウィンドウを開く/閉じる： Ctrl + Alt + Shift + S キー

(注1) 1度「スタイル」の作業ウィンドウを開くと、文書を閉じるか、再度上記の操作を行うまでウィンドウは表示されています。

5. 下方向キーを押して「見出し1」に移動してEnter キーを押します。「第１章」に「見出し1」が設定されます。

(注2) 「見出し1」には、初期状態で、フォント名ＭＳゴシック、フォントサイズ 12ポイント、スタイル標準、配置両端揃えの書式が設定されています。

6. 下方向キーを押して「第２章アプリの起動」の行に移動します。
7. F6 キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

【ワンポイント1】 PC-Talkerの場合は、F6 キーを押すと拡大機能が働くため、F6 キーでは移動しません。Alt キーを押してからCtrl + Tab キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

8. 上下方向キーを押して「見出し1」に移動してEnter キーを押します。「第２章」に「見出し1」が設定されます。
9. 下方向キーを押して「第３章シャットダウン」の行に移動します。
10. F6 キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

【ワンポイント2】 PC-Talkerの場合は、F6 キーを押すと拡大機能が働くため、F6 キーでは移動しません。Alt キーを押してからCtrl + Tab キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

11. 上下方向キーを押して「見出し1」に移動してEnter キーを押します。「第３章」に「見出し1」が設定されます。

(2) 「見出し2」の設定

次に「１－１」から「３－５」までに「見出し2」を設定します。

1. 下方向キーを押して本文中の「１－１スタート画面」の行に移動します。
2. F6 キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

3. 下方向キーを押して「見出し2」に移動してEnter キーを押します。「１－１」に「見出し2」が設定されます。

(注) 「見出し2」には、初期状態で、フォント名ＭＳゴシック、フォントサイズ 10.5ポイント、スタイル標準、配置両端揃えの書式が設定されています。

4. 下方向キーを押して「１－２」から「３－５」までの行に移動し、上記2.から3.の操作を繰り返します。「１－２」から「３－５」までに「見出し2」が設定されます。

【ワンポイント2】「スタイル」の作業ウィンドウを開いた際、すでに「見出し2」が選択されている場合があります。

(3) 「見出し3」の設定

最後に「２－１－１」から「２－５－３」までに「見出し3」を設定します。

1. 下方向キーを押して本文中の「２－１－１スタート画面からの起動手順」の行に移動します。
2. F6 キーを押して「スタイル」の作業ウィンドウに移動します。

3. 下方向キーを押して「見出し3」に移動してEnter キーを押します。「２－１－１」に「見出し3」が設定されます。

(注) 「見出し3」には、初期状態で、フォント名ＭＳゴシック、フォントサイズ 10.5ポイント、スタイル標準、左インデント 4字の書式が設定されています。

4. 下方向キーを押して本文中の「２－１－２」から「２－５－３」までの行に移動し、上記2.から3.の操作を繰り返します。「２－１－２」から「２－５－３」までに「見出し3」が設定されます。

【ワンポイント2】「スタイル」の作業ウィンドウを開いた際、すでに「見出し3」が選択されている場合があります。

改ページ位置の調整

文書をより見栄えのよいものにするため、改ページ位置の調整を行なっておく必要があります。

これは、各ページの先頭、つまり第1行目を確認して、ページのレイアウトが適切になっているかを判断し、もし改ページ位置の変更が必要な場合には、その作業を行っておきます。
そうでないと、例えば、章や節の番号だけが前のページに残ってしまったり、ページの先頭に余分な空白行ができてしまったり、また、手順や説明などが途中で切れてしまったりして文書が見にくくなってしまいます。

改ページ位置の調整は以下のように行います。

1. Ctrl + Home キーを押して文書の先頭に移動します。
2. Ctrl + G キーを押して「ジャンプ」のダイアログボックスを開きます。
3. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。次ページの1行目に移動します。
4. もし、ページの第1行目が章や節番号のすぐ下になったり、逆に、章や節の番号の上の空白部分になったりした場合は、Ctrl + Enter キーを押して強制的に改ページします。
5. また、手順や(注)、【ワンポイント】などの記述が2ページにまたがってしまった場合も、必要に応じて改ページします。

目次の挿入

次に目次を挿入します。
ここでは「～画面読み上げソフトとキーボードを利用して～」の5行下に目次を挿入します。

1. Ctrl + Home キーを押して文書の先頭に移動します。
2. 下方向キーを押して「～画面読み上げソフトとキーボードを利用して～」の5行下に移動します。
3. Alt キーを押してリボンに移動します。
4. 左右方向キーを押して「参考資料」タブに移動します。
5. Tab キーを押して「目次」のボタンに移動してEnter キーを押します。「目次」のドロップダウンメニューが開きます。
6. 下方向キーを押して「自動作成の目次2 見出し1～3のスタイルで書式設定されたすべてのテキストが含まれる自動作成の目次です(名前は”目次”)。」に移動してEnter キーを押します。カーソル位置に目次が挿入されます。また、その上に「目次」というタイトルが挿入されます。

＊アクセスキー： Alt S T

(注) 挿入された目次の各項目には下線が引かれます。