Word 2013　封筒への宛名印刷

封筒への宛名印刷

Excelなどの住所録ファイルを利用して、封筒に宛名を印刷することができます。

サンプルデータ「address.xlsx」を「ドキュメント」フォルダーに保存しておきます。

ここでは、以下の内容で封筒に宛名を印刷します。

　封筒の種類：長形3号
　印刷方向：縦方向
　文字方向：横書き
　印刷項目：「郵便番号」「住所1」「住所2」「氏名」
　フォントサイズ：「氏名」 12ポイント、それ以外 10.5ポイント
　レイアウト：「郵便番号」の前に「〒」を挿入、「氏名」の前に1行挿入、「氏名」の後に「様」を挿入
　住所録ファイル： address.xlsx

封筒サイズの選択

まず、使用する封筒のサイズを選択します。

1. Word 2013を白紙の文書で起動します。文書ファイル「文書1.docx」が開きます。
2. Alt キーを押してリボンに移動します。
3. 左右方向キーを押して「差し込み文書」タブに移動します。
4. Tab キーを押して「差し込み印刷の開始」のドロップダウンボタンに移動してEnter キーを押します。「差し込み印刷」のメニューが開きます。
5. 上下方向キーを押して「封筒」に移動してEnter キーを押します。「封筒オプション」のダイアログボックスが開きます。

＊アクセスキー： Alt M S V

6. Tab キーを押して「封筒サイズ」のコンボボックスに移動し、Alt + 下方向キーを押してコンボボックスを開きます。
7. 上下方向キーを押して「長形3号」に移動します。
8. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。封筒が選択され、文書ウィンドウに戻ります。

住所録ファイルの選択

次に、住所録ファイルを選択します。ここに入力されているデータが宛先としてラベルに印刷されます。

1. Alt キーを押してリボンに移動します。
2. 「差し込み文書」タブが選択されているので、Tab キーを押して「宛先の選択」のドロップダウンボタンに移動してEnter キーを押します。「宛先の選択」のメニューが開きます。
3. 上下方向キーを押して「既存のリストを使用」に移動してEnter キーを押します。「データファイルの選択」のダイアログボックスが開きます。

＊アクセスキー： Alt M R E

4. 「ドキュメント」フォルダーにある「address.xlsx」を選択してEnter キーを押します。「テーブル選択」のダイアログボックスが開き、シートのリストが選択されています。
5. 「Sheet1」が選択されていることを確認します。
6. Tab キーを押して「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックボックスにチェックがついていることを確認します。
7. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。住所録ファイルが選択され、文書ウィンドウに戻ります。

印刷するフィールドの選択とレイアウトの設定

住所録ファイルが選択できたら、印刷するフィールドの選択と、封筒に印刷するレイアウトを設定します。

1. 『〒』と入力します。
2. Alt キーを押してリボンに移動します。
3. 「差し込み文書」タブが選択されているので、Tab キーを押して「差し込みフィールドの挿入」に移動してEnter キーを押します。「フィールドリスト」が開きます。
4. 上下方向キーを押して「郵便番号」に移動してEnter キーを押します。「郵便番号」が選択され、文書ウィンドウに戻ります。
5. Enter キーを押して改行します。
6. 上記2.から5.までの操作を繰り返します。その際「フィールドリスト」からは以下の項目を順番に選択します。
　「住所1」「住所2」

【ワンポイント】フィールド選択の際は、カーソルを移動しないように注意してください。カーソルが移動してしまうと、印刷する順序や印刷位置が変わってしまう場合があります。

7. Enter キーを押して改行します。
8. Alt キーを押してリボンに移動します。
9. 「差し込み文書」タブが選択されているので、Tab キーを押して「差し込みフィールドの挿入」に移動してEnter キーを押します。「フィールドリスト」が開きます。
10. 上下方向キーを押して「氏名」に移動してEnter キーを押します。「氏名」が選択され、文書ウィンドウに戻ります。
11. 「氏名」の右に『様』と入力します。
12. 「氏名」から「様」までを範囲選択し、フォントサイズを「12ポイント」にします。

印刷方向の設定

次に、印刷時の封筒の置き方を設定します。

(注) 長形3号を選択すると、封筒は「横置き」になっています。
ここでは「縦置き」に設定します。

1. Alt キーを押してリボンに移動します。
2. 左右方向キーを押して「ページレイアウト」タブに移動します。
3. Tab キーを押して「ページ設定」ボタンに移動してEnter キーを押します。「ページ設定」のダイアログボックスが開きます。

＊アクセスキー： Alt P S P

4. 「文字数と行数」タブが選択されているので、Ctrl + Tab キーを押して「余白」タブに切り替えます。
5. Tab キーを押して「印刷方向」のラジオボタンに移動し、上下方向キーを押して「縦」に移動します。
6. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。封筒が縦置きに設定されます。

印刷位置の調整

長形3号を縦置きで印刷する場合、初期状態での宛名の印刷位置は封筒の左上、つまり切手を貼る位置になっています。
これを封筒の中央に移動します。
また、左端からの位置も調整します。

1. 「〒」の前にカーソルを移動します。
2. Enter キーを 15 回押します。宛名全体が下に15行移動します。
3. Tab キーを 3 回押します。左端からの位置が右に移動します。
4. 手順3.と同じ操作で「住所1」「住所2」「氏名」の左端からの位置を右に移動します。

【ワンポイント】上記で設定した配置はあくまで1つの例です。封筒の印刷面の状態やプリンターの機種により宛名の位置を適宜調整します。

結果の確認

最後に、設定した内容をプレビューさせて確認します。

1. Alt キーを押してリボンに移動します。
2. 左右方向キーを押して「差し込み文書」タブに移動します。
3. Tab キーを押して「結果のプレビュー」のボタンに移動してEnter キーを押します。設定した封筒のレイアウトで住所録のデータが表示されます。

＊アクセスキー： Alt M P

5. 文書ファイルを「封筒(長3).docx」の名前で保存します。これで封筒印刷の内容を修正したり、繰り返し使用することができます。

【ワンポイント】住所録ファイルは、名前を変更したりフォルダーを移動させないようにしてください。もし変更したときは、住所録ファイルの選択をやり直してください。

封筒への宛名印刷の実行

作成した「封筒(長3).docx」を開きます。

1. ファイルを開くと「この文書を開くと以下のSQLコマンドが実行されます。」のメッセージが表示されるので、Tab キーを押して「はい」に移動してEnter キーを押します。
2. Alt キーを押してリボンに移動します。
3. 左右方向キーを押して「差し込み文書」タブに移動します。
4. Tab キーを押して「完了と差し込み」のドロップダウンボタンに移動してEnter キーを押します。「完了と差し込み」のメニューが開きます。

＊アクセスキー： Alt M F

5. 上下方向キーを押して「文書の印刷」に移動してEnter キーを押します。「プリンターに差し込み」のダイアログボックスが開きます。
6. 「レコードの印刷」のラジオボタンが選択されているので、上下方向キーを押して「すべて」「現在のレコード」「最初のレコード」の中から選択します。
7. 印刷する住所を指定する場合は、Tab キーを押して「最初のレコード」に移動して、印刷を始めるレコードの番号を入力します。
8. Tab キーを押して「最後のレコード」に移動して、印刷を終了するレコードの番号を入力します。
9. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「印刷」のダイアログボックスが開きます。
10. 部数などを指定して印刷します。

【ワンポイント】プリンターの機種によっては、以下の手順で印刷方法などを設定します。

1. Alt キーを押してリボンに移動します。
2. 左右方向キーを押して「差し込み文書」タブに移動します。
3. Tab キーを押して「封筒」ボタンに移動してEnter キーを押します。「封筒オプション」のダイアログボックスが開きます。
4. Ctrl + Tab キーを押して「印刷オプション」タブに切り替えます。
5. Tab キーを押して「表を上にする」または「表を下にする」のラジオボタンに移動して選択します。
6. Tab キーを押して「逆向きに印刷する」のチェックボックスに移動し、必要があればチェックをつけます。
7. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。

印刷する宛先の選択

住所録の中から印刷したい宛先を選択することができます。
ここでは、封筒印刷ファイル「封筒(長3).docx」の「DM」が「1」となっている宛先を選択します。

1. 作成した封筒印刷ファイル「封筒(長3).docx」を開きます。
2. ファイルを開くと「この文書を開くと以下のSQLコマンドが実行されます。」のメッセージが表示されるので、Tab キーを押して「はい」に移動してEnter キーを押します。
3. Alt キーを押してリボンに移動します。
4. 左右方向キーを押して「差し込み文書」タブに移動します。
5. Tab キーを押して「アドレス帳の編集」のボタンに移動してEnter キーを押します。「差し込み印刷の宛先」のダイアログボックスが開きます。
6. Tab キーを押して「フィルター」に移動してEnter キーを押します。「フィルターと並べ替え」のダイアログボックスが開きます。
7. 「レコードのフィルター」が選択されているので、Tab キーを押して「フィールド」のコンボボックスに移動し、Alt + 下方向キーを押してコンボボックスを開きます。
8. 下方向キーを押して「DM」に移動します。
9. Tab キーを押して「AND OR」のエディットボックスに移動し、半角で『1』と入力します。
10. Shift + Tab キーを押して「条件」のコンボボックスに移動し、「値に等しい」が選択されていることを確認します。
11. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「差し込み印刷の宛先」のダイアログボックスに戻ります。
12. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「DM」が「1」の宛先だけが選択されます。

【ワンポイント】宛先を印刷するかの選択は、「差し込み印刷の宛先」のダイアログボックスの「宛先」のリストビューで、それぞれの宛先を選択した状態でSpace キーを押すことでチェックを外したりつけたりできますが、スクリーンリーダーでの対応が充分でないため、Excelの住所録であらかじめ選択しておくのがベターです。

住所録ファイルの変更

封筒印刷のファイルを別のフォルダーに移動したり別のPCで開いた場合、そのままでは住所録ファイルからデータを受け取ることができません。
その場合は以下の操作を行います。

1. 対象となる封筒印刷ファイルを開きます。
2. ファイルを開くと「この文書を開くと以下のSQLコマンドが実行されます。」のメッセージが表示されるので、Tab キーを押して「はい」に移動してEnter キーを押します。
3. 「データファイルの選択」のダイアログボックスが開くので、対象となる住所録ファイルを選択します。これで住所録ファイルを利用して宛名ラベルを作成することができます。

セルA1から住所録を作成し、住所録の上の行に表のタイトルなどを入れないようにします。
1行目には「氏名」「フリガナ」「郵便番号」「住所1」「住所2」「電話番号」などの見出しを入力します。
住所録には空白行がないようにします。
「フリガナ」など、ラベルに印刷しない項目を入れるのは構いません。
「年賀状」や「暑中見舞」「DM」などの見出しを作成し、それぞれの宛先に「1」や「2」などの区分を入れておくと便利です。

操作の結果はサンプルデータenvelope-print_kk.docx「封筒への宛名印刷(結果).docx」をご覧ください。

(注) このファイルを開いて封筒の宛先を表示させるためには「住所録ファイルの変更」の操作を行い、address.xlsxを選択してください。

Word 2013 封筒への宛名印刷

Word 2013　封筒への宛名印刷