Outlook 2010　アカウントの設定

Outlookでメールを使用する場合、まずメールのアカウントを設定する必要があります。Outlookをインストールした後、初めて起動した際に自動的に設定ウィザードが起動され、アカウント情報を入力することになります。

電子メールアカウントの作成

電子メールアカウントには一般的なプロバイダーを利用したものや、HotmailやYahooメール、gメール等のWEBメールを利用したものがあります。

(1) POPサーバーを使ったアカウントの設定

サーバー設定はOutlookの初期起動時に走る自動設定ウィザードにより設定する場合と、後からアカウント情報の追加・削除・変更を行う方法があります。どちらも設定ウィザードを使うことができるので、ウィザードを使った設定方法について説明します。

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「ファイル」タブのボタンを選択してEnter キーを押します。
• 3. Tab キーを2回押して「アカウントの追加」に移動してEnter キーを押します。「新しいアカウント追加」のダイアログ ボックスが開きます。
• 4. Tab キーを押して、「名前」のエディット ボックスに移動して氏名を入力します。例：『山田太郎』
• 5. Tab キーを押して「電子メールアドレス」のエディット ボックスに移動してメールアドレスを入力します。例：『test@abc.xxx.ne.jp』
• 6. Tab キーを押して「パスワードの入力」のエディット ボックスに移動してパスワードを入力します。例：『abc』
• 7. Tab キーを押して「パスワードの確認入力」のエディット ボックスに移動してパスワードを再入力します。例：『abc』
• 8. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。電子メールサーバーの設定が自動で構成されます。
• 9. 「完了」のボタンにフォーカスが当たっているので、Enter キーを押して設定を終了します。

(注) プロバイダーの設定条件によってはサーバー設定を手動設定する必要があります。

(2) WEBメールのアカウントの設定

Hotmailのオンラインメールを使う場合、Microsoft Outlook Hotmail Connector32ビット版をインストールする必要があります。アカウント作成時にHotmailのアドレスを入力するとMicrosoft Outlook Hotmail Connectorをダウンロードしてインストールするためのダイアログ ボックスが開き、インストールすることができます。手順は次の通りです。

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「ファイル」タブのボタンを選択してEnter キーを押します。
• 3. Tab キーを2回押して「アカウントの追加」に移動してEnter キーを押します。「新しいアカウント追加」のダイアログ ボックスが開きます。
• 4. Tab キーを押して「名前」のエディット ボックスに移動して氏名を入力します。例：『山田太郎』
• 5. Tab キーを押して「電子メールアドレス」のエディット ボックスに移動してHotmailのメールアドレスを入力します。例：『abc@hotmail.com』
• 6. Tab キーを押して「パスワードの入力」のエディット ボックスに移動してパスワードを入力します。例：『abc』
• 7. Tab キーを押して「パスワードの確認入力」のエディット ボックスに移動してパスワードを再入力します。例：『abc』
• 8. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。
• 9. Microsoft Outlook Hotmail Connectorをダウンロードしてインストールするためのダイアログ ボックスが開きます。「今すぐインストール」のボタンにフォーカスが当たっているのでEnter キーを押します。
• 10. 「セキュリティ警告」のダイアログ ボックスが開くので、Tab キーを押して「実行」ボタンを選択してEnter キーを押します。
• 11. 「ユーザーアカウント制御」のダイアログ ボックスが開くので、Tab キーを押して「はい」ボタンを選択してEnter キーを押します。
• 12. 「Microsoft Outlook Hotmail Connectorセットアップ」のダイアログ ボックスが開きます。「使用許諾契約書の条項に同意します」のチェック ボックスにフォーカスが当たっているのでSpace キーを押してチェックを入れて、Tab キーで「インストール」に移動してEnter キーを押します。
• 13. インストールが終了したら「完了」ボタンにフォーカスが当たるのでEnter キーを押します。
• 14. 「新しいアカウントの追加」のダイアログ ボックスがアクティブになり、「次へ」のボタンにフォーカスが当たっていますが、ここではTab キーを押して「キャンセル」のボタンに移動してEnter キーを押します。
• 15. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 16. 左右方向 キーを押して「ファイル」タブのボタンを選択してEnter キーを押します。
• 17. 下方向 キーを押して「終了」に移動してEnter キーを押してOutlookを終了させます。
• 18. Outlookを再度起動します。
• 19. 手順1.から9.の操作を行います。
• 20. 自動的にサーバーの設定が行われ、設定が終わると「次へ」のボタンにフォーカスが当たるのでEnter キーを押します。
• 21. 「完了」ボタンにフォーカスが当たるので、Enter キーを押して終了します。

(注) 処理に数分かかることがあります。

【ワンポイント1】 手動でダウンロード、インストールすることもできます。以下のMicrosoft社のアップロードプログラムページよりダウンロードしてください。ウィザードを使ったアカウントの設定方法はPOPサーバーの場合と同様です。

Microsoft Update

【ワンポイント2】 Yahooメール、gメールの設定方法はPOPサーバーを使った電子メールアカウントと同様に設定できます。

(3) Outlook Expressを使ったアカウントの設定

以前にOutlook Expressを使っていた場合、そのアカウント設定を引き継ぐことができます。

(注) Outlook Expressであらかじめエクスポートしたファイルをデスクトップ等に貼り付けてください。

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「ファイル」タブのボタンを選択してEnter キーを押します。
• 3. 下方向 キーを押して「開く」に移動してEnter キーを押します。
• 4. 下方向 キーを2回押して「インポート」に移動してEnter キーを押します。
• 5. 下方向 キーを押して「インターネットメールやアドレスをインポート」を選択してEnter キーを押します。
• 6. インポート元のアプリケーションの選択画面になるので、下方向 キーを押してOutlook Expressを選択します。
• 7. Tab キーを押して「メールのインポート」のチェック ボックスにチェックが入っていることを確認します。
• 8. Tab キーを押して「アドレス帳のインポート」のチェック ボックスにチェックが入っていることを確認します。
• 9. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。
• 10. インポートのオプション画面にラジオ ボタンが表示されるので、「アイテムが重複してもインポートする」が選択されていることを確認してTab キーで「完了」のボタンに移動してEnter キーを押すとインポートが完了します。

メール形式の設定

作成するメールにはHTML形式、リッチテキスト形式、テキスト形式があります。

使用用途に合わせてメール形式を選択するとよいでしょう。

(1) 新規作成メールの形式設定

作成するメール形式の設定方法はいくつかありますが、新規作成したときのメール形式の設定方法は次の通りです。

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「ファイル」タブのボタンを選択してEnter キーを押します。
• 3. 下方向 キーを押して「オプション」に移動してEnter キーを押します。
• 4. 下方向 キーを押して「メール」に移動し、Tab キーを2回押して「次の形式でメッセージを作成する」のプルダウン メニューに移動します。
• 5. Alt + 下方向 キーを押してプルダウン メニューを開き、選びたい形式(例：HTML形式)を選択してEnter キーを2回押します。

(2) メール作成中の形式設定

メールの作成中に形式を変更したくなった場合は次の通り設定を変更します。

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「書式設定」タブを選択してEnter キーを押します。
• 3. Tab キーを押して形式の選択項目に移動して「HTML」「リッチテキスト」」テキスト」のいずれかを選択してEnter キーを押します。

(注) それぞれの形式の違いは以下の通りです。

1. HTML形式： HTML形式はひな形を利用して書式を統一したり、メール内に図や表、数式を入れることができます。Wordの文章でできることとほぼ同じことができるといえます。
2. リッチテキスト形式： リッチテキスト形式は単純な文章に加えて、図や表、数式を入れる形式です。ただし、ひな形機能は使えません。リッチテキスト形式で送信されたメールは受信者がOutlook以外のメールを使っている場合、自動的にHTML形式に変換されます。
3. テキスト形式： テキスト形式は単純な文章だけのメールを送るときに使用します。ファイルサイズが小さく、相手がどのメールソフトを使っていても開くことができます。

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ひな形の設定

ひな形を使うとメールの背景に絵や写真を表示させることができます。ひな形の使用はHTML形式に限られます。設定方法は次の通りです。

(注) 新規作成時のメール形式をあらかじめHTML形式に設定しておいてください。

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「ファイル」タブのボタンを選択してEnter キーを押します。
• 3. 下方向 キーを押して「オプション」に移動してEnter キーを押します。
• 4. 下方向 キーを押して「メール」に移動してTab キーを押して「ひな形およびフォント」のボタンに移動してEnter キーを押します。
• 5. 「署名とひな形」のダイアログ ボックスが開くので、Ctrl + Tab キーを押して「ひな形」のタブを選択します。
• 6. Tab キーを押して「テーマ」のボタンに移動してEnter キーを押します。
• 7. 「テーマまたはひな形」のダイアログ ボックスが開くので、上下方向 キーを押して任意の形式を選びます。例：Bears(ひな形)
• 8. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。
• 9. Esc キーを2回押して設定を終了します。これ以降、メールを新規作成するとひな形が自動的に使われます。

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署名の設定

新しい署名の設定方法は次の通りです。

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「ファイル」タブのボタンを選択してEnter キーを押します。
• 3. 下方向 キーを押して「オプション」に移動してEnter キーを押します。
• 4. 下方向 キーを押して「メール」に移動してTab キーを押して「署名」のボタンに移動してEnter キーを押します。
• 5. 「署名とひな形」のダイアログ ボックスが開くので、Ctrl + Tab キーを押して「署名」のタブを選択します。
• 6. Tab キーを押して「新規作成」のボタンに移動してEnter キーを押します。
• 7. 「新しい署名」のダイアログ ボックスが開くので、署名の名前を入力してEnter キーを押します。例：『署名』
• 8. Tab キーを押して「電子メールアカウント」に移動します。アカウントが1つであればTab キーを押して「新しいメッセージ」に移動してください。複数のアカウントを利用していて、アカウントごとに署名を設定したい場合は、Alt + 下方向 キーを押してアカウントを選択してTab キーで「新しいメッセージ」に移動してください。
• 9. 「新しいメッセージ」はプルダウン メニューになっています。新しいメッセージを作成するときに自動的に署名が入ったほうがよいときは、自動的に入れたい署名を選択してTab キーを押して「返信/転送」に移動します。
• 10. 「返信/転送」もプルダウン メニューです。Alt + 下方向 キーを押して開きます。メールの返信転送時に自動的に署名が入ったほうがよいときは、自動的に入れたい署名を選択してTab キーを押します。
• 11. Tab キーを押して「署名の編集」のエディット ボックスまで移動して、署名を入力します。例：『山田太郎 電話03-123-4567』
• 12. Tab キーを押して「OK」のボタンまで移動してEnter キーを押します。

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メールセットアップの設定

いろいろなメーリングリストに登録していると、メールをフォルダーごとに自動的に振り分けられるほうが便利な場合があります。

また、仕事中にはプライベートメールは受信したくない場合等もあります。このようなメールの設定を「メールセットアップ」と言います。

(1) 受信フォルダーの設定

Outlookではメールを受信した場合、通常は受信トレイにメールが入ります。複数のメールアカウントを利用している場合は、それぞれのアカウントごとに受信トレイが作成されます。しかし、特定の相手からのメールを別のフォルダーに振り分けたい場合には次の方法で別のフォルダーを作り、メールを振り分けるようにします。

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「フォルダー」タブを選択してEnter キーを押します。
• 3. Tab キーを押して「新しいフォルダー」に移動してEnter キーを押します。
• 4. 「新しいフォルダー」のダイアログ ボックスが開き、「名前」のエディット ボックスにフォーカスが当たっているので、フォルダー名を入力します。例：『プライベート』
• 5. Tab キーを押して「フォルダーに保存するアイテム」のプルダウン メニューに移動して、「メールと投稿アイテム」を選択してTab キーを押します。
• 6. Tab キーを押して「フォルダーを作成する場所」に移動して、任意の場所を選択します。例：「個人フォルダー」
• 7. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。
• 8. F6 キーを押してリストウィンドウに移動して仕訳をしたいメールに移動します。
• 9. Alt キーを押してリボンに移動し、左右方向 キーを押して「ホーム」タブを選択して、Tab キーで「ルール」に移動してEnter キーを押します。
• 10. 下方向 キーを押して「仕訳ルールの作成」を選択してEnter キーを押します。
• 11. 上下方向 キーを押して「次の差出人からのメッセージを常に移動する」を選択してEnter キーを押します。
• 12. 「仕訳ルールと通知」のダイアログ ボックスが開くので、任意のフォルダーを選択してEnter キーを押します。これまで受信したメールが自動的に指定したフォルダーに移動します。

(2) 送受信の設定

メールの送受信の設定を変更することができます。通常、送受信は起動時に一度実施されてから30分おきに行われるよう設定されています。手動で送受信をする方法と、送受信の間隔を調整する方法は次の通りです。

手動で送受信をする方法

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「送受信」タブに移動してEnter キーを押します。
• 3. Tab キーを押して「すべてのフォルダーを送受信」を選択してEnter キーを押すと送受信が実行されます。

【便利なショートカットキー】

• 送受信の実行：F9 キー

送受信の間隔を調整する方法

• 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 2. 左右方向 キーを押して「送受信」タブを選択してEnter キーを押します。
• 3. Tab キーを押して「送受信グループ」を選択してEnter キーを押します。
• 4. 「送受信グループの定義」を選択してEnter キーを押します。
• 5. 「送受信グループ」のダイアログ ボックスが開くので、Tab キーを押して「次の時間ごとに自動的に送受信を実行する」のエディット ボックスに移動して、調整したい分数を入れます。例：『10』
• 6. Tab キーを押して「閉じる」ボタンに移動してEnter キーを押して設定を終了します。