Outlook 2010　メールの管理

受信したメールは通常、受信トレイに入ります。Outlook起動時にデフォルトの設定では受信トレイが開きます。

受信メールを開く

メールフォルダーを開くと、通常は受信トレイが開きます。フォーカスはメールのリストボックスに当たっているので次の手順でメールを開きます。

1. リストボックスの中で上下方向キーを押して読みたいメールを選択し、Enter キーを押すとメールが開きます。本文にフォーカスが当たっているので読み上げることができます。
2. Shift + Tab キーを押して件名を確認することができます。
3. Shift + Tab キーを押して送信者を確認することができます。

受信メールの返信

受信したメールに返信することができます。メールの返信は次の手順で行います。

1. 受信ボックスのリストビューの中で、返信したいメールを上下方向キーで選択します。
2. アプリケーションキーを押してコンテキストメニューを開き、下方向キーを押して「返信」を選択してEnter キーを押します。
3. 新規ウィンドウに返信メールが表示されます。宛先には元のメールの送信者が入っています。また、件名には元の件名の文頭に「Re:」を加えた文字が表示されています。メールの本文には送信者、送信日時、宛先、件名が自動挿入されています。また、元のメールもその下に引用されています。不要であれば削除します。
4. メール本文を入力し、Alt + S キーを押して送信します。

受信メールの転送

受信したメールをほかの宛先に転送することもできます。基本操作は返信と同様です。

1. 受信ボックスのリストビューの中で、転送したいメールを上下方向キーで選択します。
2. アプリケーションキーを押してコンテキストメニューを開き、下方向キーを押して「転送」を選択してEnter キーを押します。
3. 新規ウィンドウに転送メールが表示されます。宛先には元のメールの送信者が入っています。また、件名には元の件名の文頭に「FW:」を加えた文字が表示されています。メールの本文には送信者、送信日時、宛先、件名が自動挿入されています。また、元のメールもその下に引用されています。添付ファイルがあれば、そのまま添付されます。
4. 新規ウィンドウに転送メールが表示されます。宛先に転送先メールアドレスを入力します。
5. Tab キーで、件名に移動します。件名には元の件名の文頭に「FW:」を加えた文字が表示されています。メールの本文には送信者、送信日時、宛先、件名が自動挿入されています。また、元のメールもその下に引用されています。添付ファイルがあれば、そのまま添付されます。
6. メール本文を入力し、Alt + S キーを押して送信します。

受信確認メッセージの返信

受信したメールに受信確認が設定されていた場合、受信確認のメッセージを求められることがあります。

送信する場合は以下の操作を行います。

1. リストビューでフォーカスが当たった時点で、「受信確認のメッセージを送りますか」のメッセージボックスが表示されるので、「送信する」ボタンか「送信しない」ボタンを選択してEnter キーを押します。

添付ファイルの保存

受信したメールに添付ファイルがある場合、保存することができます。手順は下記の通りです。

1. 受信ボックスのリストビューの中で、保存したいメールを上下方向キーで選択してEnter キーを押して開きます。
2. Alt キーを押すと「ファイル」タブが選択されるので、Enter キーを押します。
3. 上下方向キーを押して「添付ファイルの保存」を選択してEnter キーを押します。
4. 「添付ファイルの保存」のダイアログボックスが開きます。自動的に添付してあるファイルがすべて選択され、「OK」ボタンにフォーカスが当たっているのでEnter キーを押します。
5. 新たに「添付ファイルの保存」のダイアログボックスが開きます。これは通常のファイルの保存と同じ形式のダイアログボックスです。「ファイル名」にフォーカスが当たっているので任意の名前を設定します。Tab キーを押して保存するフォルダーを確認したら、Tab キーを押して「保存」のボタンを選択してEnter キーを押し保存を完了します。

【ワンポイント】 Tab キーを押して「添付ファイル」のリストボックスに移動して任意のファイルだけを選択することもできます。

受信メールの検索

受信したメールの中からキーワード検索をすることができます。次の手順で行います。

1. 受信トレイを開き、Tab キーを押して「検索」のエディットボックスに移動します。
2. 検索したいキーワードを入力してEnter キーを押すと、リストビューに該当メールが表示されます。
3. Tab キーを押してリストビューに移動し、上下方向キーを押して該当メールを選択します。

フラグの設定

メールにフラグを設定することができます。フラグを設定すると、なんらかの処理が必要であることを通知するToDoアイテムが作成されます。アラームを鳴らしたり、終了時にはフラグを消すことができます。設定方法は次の通りです。

1. フラグを設定したいメールを開きます。
2. Alt キーを押してリボンに移動します。
3. 左右方向キーを押して「メッセージ」タブを開き、Tab キーを押して「フラグの設定」に移動してEnter キーを押します。
4. フラグのリストが開くので、フラグを設定したい日付を上下方向キーで選び、Enter キーを押します。例：「今日」
5. アラームを鳴らしたい場合は、もう一度「フラグの設定」を選択してEnter キーを押し、「アラームの設定」を選択してEnterキーを押します。
6. 「ユーザー設定」のダイアログボックスが開くので、「フラグの内容」「開始日」「終了日」をTab キーを押して移動しながら確認して、「アラーム」のチェックボックスにチェックが入っているかを確認します。
7. Tab キーで移動してアラームの日付、時刻を入力したら「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。
8. 処理が終了した場合、フラグを外します。もう一度「フラグの設定」を選択してEnter キーを押し、「フラグをクリア」を選択してEnter キーを押します。

メールの削除

不要なメールを削除することができます。また、削除されたメールは削除済みアイテムのフォルダーに移動しますが、このフォルダーはごみ箱と同様の役割を果たします。削除の手順は次の通りです。

1. 受信トレイの中の不要なメールを選択します。
2. Delete キーを押すと削除済みアイテムに移動します。完全に削除したい場合はShift + Delete キーを押します。警告メッセージが出ますが、Enter キーを押すと完全に削除されます。
3. 誤って削除したメールは、完全削除していなければ削除済みフォルダーに残っています。削除済みフォルダーを開き、メールを選択します。
4. アプリケーションキーを押してコンテキストメニューを開き、下方向キーを押して「移動」を選択してEnter キーを押します。
5. 上下方向キーを押して移動先のフォルダを選択してEnter キーを押します。

迷惑メールの設定

Outlookには自動的に迷惑メールを仕訳する機能があります。迷惑メールと思われるメールは、受信トレイフォルダーに入らず、迷惑メールフォルダーに入ります。しかし、まれに必要なメールが迷惑メールとして処理されることもあります。その場合、迷惑メールの設定を行う必要があります。また、特定の相手からのメールを迷惑メールとして処理することもできます。

(1) 迷惑メールのオプション

迷惑メールのレベルを調整することができます。作業手順は次の通りです。

1. Alt キーを押してリボンに移動します。
2. 左右方向キーを押して「ホーム」タブを選択します。
3. Tab キーを押して「迷惑メール」に移動してEnter キーを押します。
4. 上下方向キーを押して「迷惑メールのオプション」を選択してEnter キーを押します。
5. 「迷惑メールのオプション」のダイアログボックスが開きます。「迷惑メールの処理レベル」にフォーカスが当たっているので、上下方向キーを押して選択します。例：「低」
6. Tab キーを押して「OK」ボタンまで移動してEnter キーを押します。

(2) 差出人セーフリストの登録

特定の相手からのメールが、必要であるのに迷惑メールフォルダーに入ってしまうことがあります。この場合、特定の相手を差出人セーフリストに登録すると、受信したメールが受信トレイに入ります。

1. 迷惑メールに入ってしまったメールを選択します。
2. アプリケーションキーを押してコンテキストメニューを開き、下方向キーを押して「迷惑メール」を選択してEnter キーを押します。
3. 下方向キーを押して「受信拒否をしない」に移動してEnter キーを押します。
4. セーフリストに登録するか確認のメッセージボックスが開くのでEnter キーを押します。

(3) 宛先セーフリストの登録

宛先セーフリストは登録されたドメインや、アドレスに送付されたメールを迷惑メールとして処理させないように設定するリストです。メーリングリスト等を使っているときに便利です。

1. Alt キーを押してリボンに移動します。
2. 左右方向キーを押して「ホーム」タブを選択します。
3. Tab キーを押して「迷惑メール」に移動してEnter キーを押します。
4. 上下方向キーを押して「迷惑メールのオプション」を選択してEnter キーを押します。
5. Ctrl + Tab キーを押して「宛先セーフリスト」を選択します。
6. Tab キーを押して「追加」のボタンを選択してEnter キーを押します。
7. 「アドレスまたはドメインの入力」のエディットボックスが開くので、入力してEnter キーを押します。例：『rei@rei. co. jp』『@rei. co. jp』
8. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。

(4) 受信拒否リストの登録

特定の相手からのメールを受信トレイに入れたくない場合、受信拒否リストに登録します。手順は次の通りです。

1. 受信拒否をしたいメールを選択します。
2. アプリケーションキーを押してコンテキストメニューを開き、下方向キーを押して「受信拒否リスト」を選択してEnter キーを押します。
3. 「受信拒否リストに登録された」というメッセージボックスが表示されるので、Enter キーを押します。

(5) インターナショナル設定

迷惑メールには外国から来るものもあります。インターナショナル設定では知らない言語で書かれているメールをすべて拒否することもできます。手順は次の通りです。