Outlook 2010　メールの概要

Outlookは起動時にデフォルトでメールのフォルダーが開くようになっています。前回、終了時に選択されていたメールのフォルダーが開きます。リストビューのフォーカスは通常、一番新しいメールに当たります。

メールの画面構成

一番上に左端から「クイックアクセスツールバー」のボタンが1列に並んでおり、ここにはユーザーがよく使うコマンドを登録することができます。また、その右にタイトルバーがあり、開いているフォルダー名が表示されます。

また、画面の右端には「最小化」「最大化」「閉じる」ボタンがあります。「最大化」ボタンはウィンドウが最大化されているときは「元に戻す(縮小)」ボタンになります。

その下が「リボン」です。リボンはOffice 2007から採用された新しいユーザーインターフェイスで、Word、Excel、Access、PowerPointなどでは「2007」から導入されており、「2010」になってOutlookにも取り入れられました。

これは、Officeアプリケーションをより効率的に使うために従来のメニューが見直されたものです。リボンは「タブ」「コマンド」「グループ」という3つの基本的な構成要素からなっています。

リボンの右側には「リボンの最小化」「Microsoft Outlook ヘルプ」のボタンが並んでいます。

リボンの下にナビゲーションウィンドウ、リストウィンドウ、閲覧ウィンドウ、ToDoバーが表示されます。リストウィンドウ以外の配置や表示は任意に変えることができますが、デフォルトの設定では次のように表示されます。

画面の一番左側がナビゲーションウィンドウです。ここで開きたいフォルダー　を選択します。

左から2番目にリストウィンドウがあります。ここで確認したいメールを選択します。

左から3番目が閲覧ウィンドウです。ここにはメールの内容が表示されています。

Outlookのリボンはナビゲーションウィンドウに表示されているフォルダーにより内容が変わります。起動直後では「ホーム」「送受信」「フォルダー」「表示」の4つのタブがあります。

「クイックアクセスツールバー」は、ユーザーがよく利用するコマンドを登録しておくことにより、作業をより効率的に行うためのもので、初期状態では「すべてのフォルダーを送受信」「繰り返し」「ツールバーのユーザー設定」の3つのボタンのみが登録されています。

「Microsoft Outlook ヘルプ」のボタンは、操作のヒントを参照するためのもので、検索語を入力したり、カテゴリー別に分類された項目を選択することで操作の手順を知ることができます。

【便利なショートカットキー】

リストビューの表示方法は「コンパクト表示」「シングル表示」「プレビュー表示」の3種類があります。デフォルトの設定ではコンパクト表示になっています。切り替え方法は次の通りです。

コンパクト表示ではメールの差出人、送信時刻、題名が表示されます。2行で1アイテムが表示されており、1行目に送信者、時刻が表示され、2行目に題名が表示されます。デフォルトでは日付順にメールが並べられています。

シングル表示ではメールの差出人、送信時刻、題名が1行で表示されています。画面状況によってはデータが途中までしか表示されないことがあります。

プレビュー表示では差出人、送信時刻、題名、サイズが1行で表示されます。デフォルトでは閲覧ウィンドウがオフになり、リストウィンドウが広がっています。閲覧ウィンドウを表示させると、コンパクト表示と同じ表示になります。

メールはデフォルトでは日付(スレッド)順に表示されていますが、並び順を変更することができます。

「差出人」「宛先」「分類項目」「フラグ開始日」「フラグ期限」「サイズ」「件名」「種類」「添付ファイル」「アカウント」「重要度」の並び順が選べます。

差出人順に並び替える操作方法は以下の通りです。