Outlookではポストイットを使うように、簡単にメモを書くことができます。書いたメモは後から検索することができる上、ほかのOutlook利用者に添付ファイルで送ることもできます。ちょっとした伝言やメモ書きをするのに便利な機能です。
メモの画面構成
(1) 画面のレイアウト
一番上の左端には「クイック アクセス ツールバー」のボタンが1列に並んでいます。ここにはユーザーがよく使うコマンドを登録することができます。
一番上の中央にはタイトルバーがあり、フォルダー名が表示されます。
また、一番上の右側には「最小化」「元に戻す(縮小)」「閉じる」ボタンが並んでいます。「元に戻す(縮小)」ボタンはウィンドウが最大化されていない時は「最大化」ボタンになります。
その下が「リボン」です。リボンはOffice 2007から採用された新しいユーザーインターフェイスで、Word、Excel、Access、PowerPointなどでは「2007」から導入されており、「2010」になってOutlookにも取り入れられました。
これは、Officeアプリケーションをより効率的に使うために従来のメニューが見直されたものです。リボンは「タブ」「コマンド」「グループ」という3つの基本的な構成要素からなっています。詳しくはリボンのところで説明します。
リボンの右側には「リボンの最小化」「Microsoft Outlook ヘルプ」のボタンがあります。
リボンの下にナビゲーションウィンドウ、リストウィンドウ、閲覧ウィンドウ、ToDoバーが表示されます。リストウィンドウ以外の配置や表示は任意に変えることができますが、デフォルトの設定では次のように表示されます。
画面の一番左側がナビゲーションウィンドウです。ここで開きたいメモフォルダーを選択します。
左から2番目にリストウィンドウがあります。メモのアイテムが一覧表示されているので、確認したいメモを選択します。
左から3番目に閲覧ウィンドウがあります。リストウィンドウで選択したメモの内容が表示されています。
画面の右側にToDoバーが表示されています。上段にカレンダーが表示されています。中段に予定、下段にタスクが表示されています。
(2) リボン
リボンは以下の構成要素からなっています。
リボンの一番上には「タブ」があり、起動直後では「ファイル」「ホーム」「送受信」「フォルダー」「表示」の5つのタブがあります。
また、タブは操作内容により変化します。
タブの下には、現在選択されているタブの中にあるコマンドが数列にわたって2次元に配置されています。コマンドには、ボタン、情報の選択や入力を行うためのボックス、メニューなどがあります。
リボンの一番下にはグループが表示されています。グループは、各タブ上で関連するコマンドをまとめたものです。
(3) クイック アクセス ツールバー
「クイック アクセス ツールバー」は、ユーザーがよく利用するコマンドを登録しておくことにより、作業をより効率的に行うためのもので、初期状態では「すべてのフォルダーを送受信」「繰り返し」「ツールバーのユーザー設定」の3つのボタンのみが登録されています。
(4) 「Microsoft Outlook ヘルプ」のボタン
「Microsoft Outlook ヘルプ」のボタンは、操作のヒントを参照するためのもので、検索語を入力したり、カテゴリー別に分類された項目を選択することで操作の手順を知ることができます。
【便利なショートカットキー】
- ヘルプの表示： F1 キー
メモのリストビュー表示方法
メモの表示方法にはアイコン表示、メモリスト表示、過去7日以内表示の3つがあります。それぞれの特徴と切り替え方法は次の通りです。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「表示」タブを選択します。
- 3. Tab キーを押して「ビューの変更」を選択してEnter キーを押します。
- 4. 左右方向 キーを押して表示方法を選択し、Enter キーを押して表示を切り替えます。
(1) アイコン表示
アイコン表示では、付箋紙のようなアイコンが表示され、その下にメモの内容が表示されています。標準では大きいアイコンで表示されていますが、「表示」タブの中で小さいアイコンや一覧表示に切り替えることもできます。作成日の降順に並べられています。
2. メモリスト表示
メモリスト表示では、左から「件名(メモの内容)」「作成日時」「分類項目」の順に横1列にメモの内容が表示されます。それを1行として、上から作成日の降順に複数のメモが並んでいます。
3. 過去7日表示
過去7日表示では、過去7日以内に作成または編集されたメモのみが表示されています。左から「件名(メモの内容)」「作成日時」「分類項目」の順に横1列にメモの内容が表示され、それを1行として、上から作成日の降順に複数のメモが並んでいます。
メモの新規作成
メモの新規作成は次の手順により行います。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ホーム」タブを選択します。
- 3. Tab キーを押して「新しいメモ」を選択してEnter キーを押します。
- 4. 「メモのテキスト」のエディット ボックスが開くので、メモの内容を入力します。
- 5. 入力が終わったら、Alt + F4 キーを押すとエディット ボックスが閉じ、メモが保存されます。
【便利なショートカットキー】
- メモの新規作成： Ctrl + N キー
メモの分類
作成したメモを色分けして分類することができます。手順は次の通りです。
- 1. 分類したいメモをリストウィンドウの中から上下方向 キーで選択します。
- 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 3. 左右方向 キーを押して「ホーム」タブを選択します。
- 4. Tab キーを押して「分類」を選択してEnter キーを押します。
- 5. 上下方向 キーを押して色を選択してEnter キーを押します。
メモの保存
メモのアイテムは編集して閉じた時点で保存されます。Alt + F4 キーのショートカットキーを使った場合はその時点で保存されます。
メモの検索
メモの検索はTab キーを押して「検索」のエディット ボックスに移動し、キーワードを入力してEnter キーを押して実行します。検索結果はリストウィンドウに表示されます。
【便利なショートカットキー】
- 「検索」のエディット ボックスへ移動： Ctrl + E キー
メモの編集
作成したメモを編集することができます。リストウィンドウの中で編集したいメモを選択してEnter キーを押すと、編集モードでメモが開くので編集します。編集が終わったらAlt + F4 キーを押して終了すると保存されます。
メモの削除
メモを削除するときは次の手順で行います。削除したメモは削除済みアイテムのフォルダーに移動します。
- 1. リストウィンドウの中から削除したいメモを選択します。
- 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 3. 左右方向 キーを押して「ホーム」タブを選択します。
- 4. Tab キーを押して「削除」を選択してEnter キーを押すと削除されます。
【ワンポイント】 Delete キーを押して削除することもできます。