Outlook 2010　タスクの機能

タスクの特徴

Outlookでは「タスク」の機能を使って自分の仕事等期限が設定された作業を管理することができます。また、進捗状況を管理することもできます。

Outlook 2007までは「仕事」と呼ばれていた機能は、Outlook 2010では「タスク」となっています。

タスクの画面構成

(1) 画面のレイアウト

一番上の左端には「クイックアクセスツールバー」のボタンが1列に並んでいます。ここにはユーザーがよく使うコマンドを登録することができます。

一番上の中央にはタイトルバーがあり、フォルダー名が表示されます。

また、一番上の右側には「最小化」「最大化」「閉じる」ボタンが並んでいます。「最大化」ボタンはウィンドウが最大化されている時は「元に戻す(縮小)」ボタンになります。

　その下が「リボン」です。リボンはOffice 2007から採用された新しいユーザーインターフェイスで、Word、Excel、Access、PowerPointなどでは「2007」から導入されており、「2010」になってOutlookにも取り入れられました。

これは、Officeアプリケーションをより効率的に使うために従来のメニューが見直されたものです。リボンは「タブ」「コマンド」「グループ」という3つの基本的な構成要素からなっています。詳しくはリボンのところで説明します。

リボンの右側には「リボンの最小化」「Microsoft Outlook ヘルプ」のボタンが並んでいます。

リボンの下にナビゲーションウィンドウ、リストウィンドウ、ToDoバーが表示されます。リストウィンドウ以外の配置や表示は任意に変えることができますが、デフォルトの設定では次のように表示されます。

　画面の一番左側がナビゲーションウィンドウです。ここで開きたいタスクフォルダーを選択します。

左から2番目にリストウィンドウがあります。タスクのアイテムが一覧表示されているので、確認したいタスクを選択します。

画面の右側にToDoバーが表示されています。上段にカレンダーが表示されています。中段に予定、下段にタスクが表示されています。

(2) リボン

リボンは以下の構成要素からなっています。

リボンの一番上には「タブ」があり、起動直後では「ファイル」「ホーム」「送受信」「フォルダー」「表示」の5つのタブがあります。

また、タブは操作内容により変化します。

タスクを作成する際は「ファイル」「タスク」「挿入」「書式設定」「校閲」となります。

タブの下には、現在選択されているタブの中にあるコマンドが数列にわたって2次元に配置されています。コマンドには、ボタン、情報の選択や入力を行うためのボックス、メニューなどがあります。

リボンの一番下にはグループが表示されています。グループは、各タブ上で関連するコマンドをまとめたもので、例えば「ホーム」タブでタスクが選択されている場合には「新規作成」「削除」「返信」「タスクの管理」「フラグの設定」「現在のリストビュー」「アクション」「タグ」「検索」の各グループが表示されています。

(3) クイックアクセスツールバー

「クイックアクセスツールバー」は、ユーザーがよく利用するコマンドを登録しておくことにより、作業をより効率的に行うためのもので、初期状態では「元に戻す」「すべてのフォルダーを送受信」「繰り返し」「ツールバーのユーザー設定」の4つのボタンのみが登録されています。

(4) 「Microsoft Outlook ヘルプ」のボタン

「Microsoft Outlook ヘルプ」のボタンは、操作のヒントを参照するためのもので、検索語を入力したり、カテゴリー別に分類された項目を選択することで操作の手順を知ることができます。

【便利なショートカットキー】

ヘルプの表示： F1 キー

タスクのリストビュー表示方法

リストウィンドウにおけるタスクの表示方法は11種類設定されており、用途に応じて切り替えることができます。「表示」タブの中の「ビューの変更」により切り替えを行います。それぞれの表示特徴と切り替え方法は次の通りです。

(1) 詳細表示

詳細表示では、リストウィンドウに「タスクの件名」「進捗状況」「期限」「更新日時」「完了日」「フォルダー」「分類項目」「フラグ」の情報が左から横1列に表示されています。

デフォルトでは期限順に上から下へタスクが並べられています。

(2) タスクリスト表示

タスクリスト表示では、リストウィンドウに「タスクの件名」「期限」「分類項目」「フォルダー」「フラグ」の情報が左から横1列に表示されています。

デフォルトでは期限順に上から下へタスクが並べられています。

(3) ToDoバーのタスクリスト表示

ToDoバーのタスクリスト表示では、リストウィンドウに期限ごとにスレッドが表示され、その下に「タスクの件名」が表示されます。完了したタスクは表示されません。また、リストウィンドウの右隣りにはプレビューウィンドウが表示され、選択したタスクの内容が表示されます。

デフォルトではリストウィンドウに期限順に上から下へタスクが並べられています。

(4) 優先度表示

優先度表示では、リストウィンドウに優先度に応じてスレッドができて、その下に「タスクの件名」「作成日時」「分類項目」「フォルダー」「フラグ」が表示されます。

優先度順で表示され、同じ優先度の中では作成日時順に新しいものから並べられています。

(5) アクティブ表示

アクティブ表示では、現在行うべきタスクのみを表示します。完了したタスクは表示されません。

リストウィンドウに左から「タスクの件名」「進捗状況」「期限」「達成率」「分類項目」「フォルダー」「フラグ」の順に表示されます。

(6) 完了表示

完了表示では、完了したタスクのみが表示されます。リストウィンドウに完了日ごとのスレッドができ、その下にタスクが表示されます。

左から「タスクの件名」「期限」「完了日」「分類項目」「フォルダー」「フラグ」の順に表示されます。完了日順に表示されています。

(7) 今日表示

今日表示では、「今日」に期限が設定されたリストが表示されます。ほかのタスクは表示されません。

リストウィンドウに左から「タスクの件名」「期限」「分類項目」「フォルダー」「フラグ」の順に表示されます。

(8) 今後7日間表示

今後7日間表示では、今日を含めて7日以内に期限が到来するタスクが表示されます。

リストウィンドウに左から「タスクの件名」「進捗状況」「期限」「達成度」「分類項目」「フォルダー」「フラグ」の順に表示されます。

(9) 期限切れ表示

期限切れ表示では、未完了の期限切れタスクのみが表示されます。

リストウィンドウに左から「タスクの件名」「進捗状況」「期限」「達成率」「分類項目」「フォルダー」「フラグ」の順に表示されます。

(10) 割り当て表示

割り当て表示では、自分以外の人に依頼したタスクのみが表示されます。

リストウィンドウに左から「タスクの件名」「所有者」「期限」「進捗状況」「フォルダー」「フラグ」の順に表示されます。期限順に上から表示されています。

(11) サーバータスク表示

サーバータスク表示では、すべてのタスクが期限順に表示されています。

リストウィンドウに左から「タスクの件名」「担当者」「ユーザー設定の進捗状況」「ユーザー設定の優先度」「期限」「フォルダー」の順に表示されます。

タスクの新規作成(リボンから)

タスクの新規作成はリボンから行うことができます。「タスク」のダイアログボックスが開き、詳細なタスクを作成することができます。手順は次の通りです。

1. Alt キーを押してリボンに移動します。
2. 左右方向キーを押して「ホーム」タブを選択します。
3. Tab キーを押して「新しいタスク」を選択してEnter キーを押します。
4. 「新規タスク」のダイアログボックスが開き、「件名」のエディットボックスにフォーカスが当たっているので、件名を入力します。例：『営業会議資料作成』
5. Tab キーを押して「開始日」のエディットボックスに移動して、開始日を入力します。
6. Tab キーを押して「期限」のエディットボックスに移動して、期限を入力します。
7. Tab キーを押して「進捗状況」のコンボボックスに移動し、Alt + 下方向キーを押してコンボボックスを開き、上下方向キーを押して進捗状況を選択します。
8. Tab キーを押して「優先度」のコンボボックスに移動し、Alt + 下方向キーを押してコンボボックスを開き、上下方向キーを押して優先度を選択します。
9. Tab キーを押して「達成率」のエディットボックスに移動して、達成率(%)を入力します。
10. Tab キーを押して「アラーム」のチェックボックスに移動して、必要があればSpace キーを押してチェックを入れます。チェックを入れない場合は15.の処理に移ります。
11. Tab キーを押して「アラームの日付」のエディットボックスに移動して、アラームを鳴らす日付を入力します。
12. Tab キーを押して「アラームの時刻」のエディットボックスに移動して、アラームを鳴らす時刻を入力します。
13. Tab キーを押して「アラーム音設定」のボタンに移動して、必要があればEnter キーを押して「アラーム音設定」のダイアログボックスを開き、音を選択します。
14. Tab キーを押して「エディット」のエディットボックスに移動して、コメントを入力します。
(注) スクリーンリーダーでは「エディット」と読み上げます。
FocusTalk: 「Outlook本文」
15. Alt キーを押してリボンに移動します。
16. 左右方向キーを押して「タスク」タブを選択します。
17. Tab キーを押して「保存して閉じる」を選択し、Enter キーを押してタスクを登録します。

タスクの編集

作業中のタスクの進捗状況を変更したり、内容を編集することができます。また、タスクが終了した場合は、使用者が進捗状況に完了したと編集します。手順は次の通りです。

1. リストウィンドウの中から、編集するタスクを上下方向キーで選択してEnter キーを押します。
2. 「新規タスク」のダイアログボックスが開きます。以下は「タスクの新規作成」と同じ内容になります。
3. 「新規タスク」のダイアログボックスが開き、「件名」のエディットボックスにフォーカスが当たっているので、件名を入力します。例：『営業会議資料作成』
4. Tab キーを押して「開始日」のエディットボックスに移動して、開始日を入力します。
5. Tab キーを押して「期限」のエディットボックスに移動して、期限を入力します。
6. Tab キーを押して「進捗状況」のコンボボックスに移動し、Alt + 下方向キーを押してコンボボックスを開き、上下方向キーを押して進捗状況を選択します。
7. Tab キーを押して「優先度」のコンボボックスに移動し、Alt + 下方向キーを押してコンボボックスを開き、上下方向キーを押して優先度を選択します。
8. Tab キーを押して「達成率」のエディットボックスに移動して、達成率(%)を入力します。
9. Tab キーを押して「アラーム」のチェックボックスに移動し、必要があればSpace キーを押してチェックを入れます。チェックを入れない場合は13.の処理に移ります。
10. Tab キーを押して「アラームの日付」のエディットボックスに移動して、アラームを鳴らす日付を入力します。
11. Tab キーを押して「アラームの時刻」のエディットボックスに移動して、アラームを鳴らす時刻を入力します。
12. Tab キーを押して「アラーム音設定」のボタンに移動し、必要があればEnter キーを押して「アラーム音設定」のダイアログボックスを開き、音を選択します。
13. Tab キーを押して「コメント」のエディットボックスに移動して、コメントを入力します。
(注) スクリーンリーダーでは「エディット」と読み上げます。
FocusTalk: 「Outlook本文」
14. Alt キーを押してから左右方向キーで「タスク」タブを選択します。
15. Tab キーを押して「保存して閉じる」を選択し、Enter キーを押してタスクを登録します。

タスクの検索

タスクのフォルダー内で検索を行うことができます。手順は次の通りです。

1. タスクのフォルダーを開くと、リストウィンドウにフォーカスが当たっているので、一度F6 キーを押してフォーカスを外します。
2. Tab キーを押して「検索」のエディットボックスに移動して、キーワードを入力してEnter キーを押すと検索が実行されます。
(注) スクリーンリーダーでは、検索クエリのエディット　ToDo　バーのタスク　リストの検索（Ctrl + E）と読み上げます。
3. リストウィンドウに検索結果が表示されるので、Tab キーを押してリストウィンドウに移動し、上下方向キーを押してタスクを選択します。