Word 2010　はがき印刷

はがき印刷

Excelなどで作成した住所録データを利用してはがきの宛名面に印刷したり、年賀状や暑中見舞などの文面をウィザードに従って作成することができます。
ここでは、はがき宛名印刷の手順を説明します。

(注) はがき印刷は、特定の文書ファイルを開いて行わないため、(演習)ファイルはありません。また、作成したはがき印刷ファイルは、Excelで作成した住所録への参照が含まれているため、(結果)ファイルもありません。

宛名面の作成

この作業を行う前に、住所録ファイル「はがき印刷.xlsx」をドキュメントフォルダーに保存しておきます。
ここでは、以下の内容ではがきを作成します。

• はがきの種類： 年賀状
• 縦書き/横書き： 縦書き
• フォント名： HG正楷書体
• 差出人氏名： 鈴木　一郎
• 差出人郵便番号： 108-0014
• 差出人住所1： 東京都港区芝5-29-22
• 差出人住所2： フェリス三田1103
• 住所録ファイル： はがき印刷.xlsx

• 1. Word 2010を起動します。文書ファイル「文書1.docx」が開きます。 Wordの起動方法については 「Word 2010の起動と終了」を参照してください。
• 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 3. 左右方向 キーを押して「差し込み文書」に移動します。
• 4. Tab キーを押して「はがき印刷」のドロップダウン ボタンに移動してEnter キーを押します。「はがき印刷」のメニューが開きます。

＊ アクセスキー： Alt M N P

• 5. 「宛名面の作成」が選択されているので、そのままEnter キーを押します。「はがき宛名面印刷ウィザード」が起動します。
• 6. 「次へ」のボタンが選択されているので、そのままEnter キーを押します。「はがきの種類」のダイアログ ボックスが開きます。
• 7. 「はがきの種類」のラジオ ボタンが選択されているので、上下方向 キーを押して「年賀/暑中見舞い」に移動します。
• 8. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。「縦書き/横書き」のダイアログ ボックスが開きます。
• 9. 「縦書き/横書き」のラジオ ボタンが選択されているので、上下方向 キーを押して「縦書き」に移動します。
• 10. Tab キーを押して「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する」のチェック ボックスに移動し、チェックがついていないことを確認します。

【ワンポイント】 差出人の郵便番号ボックスではなく、差出人住所の上に郵便番号を印刷したいときはチェックをつけます。

• 11. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。「書式」のダイアログ ボックスが開きます。
• 12. 「フォント」のコンボ ボックスが選択されているので、Alt + 下方向 キーでコンボ ボックスを開き、上下方向 キーを押して「HG正楷書体-PRO」に移動します。

(注1) もし「HG正楷書体」がなければ「ＭＳ明朝」にします。

• 13. Tab キーを押して「宛名住所内の数字を漢数字に変換する」と「差出人住所内の数字を漢数字に変換する」の2つのチェック ボックスにチェックがついていることを確認します。
• 14. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。「差出人入力」のダイアログ ボックスが開きます。
• 15. Shift + Tab キーで「差出人を印刷する」のチェック ボックスにチェックがついていることを確認します。
• 16. Tab キーを押して「氏名」「郵便番号」「住所1」「住所2」のエディット ボックスに入力します。
• 17. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。「住所録選択」のダイアログ ボックスが開きます。
• 18. 「住所録選択」のラジオ ボタンが選択されているので、上下方向 キーを押して「既存の住所録ファイル」に移動します。
• 19. Tab キーを押して「参照」のボタンに移動してEnter キーを押します。「ファイルを開く」のダイアログ ボックスが開くので、「はがき印刷.xlsx」を選択します。 ファイルを開く手順については「ファイルを開く」を参照してください。
• 20. Tab キーを押して「宛名の敬称」のコンボ ボックスに移動して「様」になっていることを確認します。
• 21. Tab キーを押して「次へ」のボタンに移動してEnter キーを押します。
• 22. 「完了」のボタンが選択されているので、そのままEnter キーを押します。「テーブルの選択」のダイアログ ボックスが開きます。
• 23. 「シート選択」のラジオ ボタンが選択されているので、上下方向 キーを押して「Sheet1」に移動します。
• 24. Tab キーを押して「先頭行をタイトル行として使用する」のチェック ボックスに移動し、チェックがついていることを確認します。
• 25. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。住所録データが読み込まれ、新しい文書ファイル「文書2.docx」が作成されます。これではがき印刷の準備ができました。
• 26. 作成された「文書2.docx」を「年賀状印刷.docx」の名前で保存します。これで、はがき印刷の内容を修正したり、繰り返し使用することができます。

(注2) ここで設定したはがき印刷の内容はWord自体に保存されます。ですから、別のWord文書で「はがき印刷ウィザード」を起動し、はがきの種類を「年賀状」、縦書き/横書きを「縦書き」に指定すると、後はすでに設定済みの内容が表示されていきます。

(注3) 住所録ファイルは、名前を変更したりフォルダーを移動させないようにしてください。もし変更したときは、はがき印刷を設定した文書を開き「はがき宛名面」タブの「宛名住所の入力」で変更します。

はがき印刷の実行

作成した「年賀状印刷.docx」を開きます。

• 1. ファイルを開くと「この文書を開くと以下のSQLコマンドが実行されます。」のメッセージが出るので「はい」を選択します。
• 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 3. 左右方向 キーを押して「差し込み文書」に移動します。
• 4. Tab キーを押して「完了と差し込み」のドロップダウン ボタンに移動してEnter キーを押します。「メニュー」が開きます。

＊ アクセスキー： Alt M F

• 5. 上下方向 キーを押して「文書の印刷」に移動してEnter キーを押します。「文書の印刷」のダイアログ ボックスが開きます。
• 6. 「レコードの印刷」のラジオ ボタンが選択されているので、上下方向 キーを押して「すべて」「現在のレコード」「最初のレコード」の中から選択します。
• 7. 印刷する住所を指定する場合は、Tab キーを押して「最初のレコード」に移動して、印刷を始めるレコードの番号を入力します。
• 8. Tab キーを押して「最後のレコード」に移動して、印刷を終了するレコードの番号を入力します。
• 9. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「印刷」のダイアログ ボックスが開きます。
• 10. 部数などを指定して印刷します。 印刷の手順については「印刷する」を参照してください。

印刷する宛先の選択

ここでは、住所録ファイル「はがき印刷.xlsx」の「年賀状」が「1」となっている宛先を選択します。

• 1. 作成したはがき印刷ファイル「年賀状印刷.docx」を開きます。
• 2. ファイルを開くと「この文書を開くと以下のSQLコマンドが実行されます。」のメッセージが出るので「はい」を選択します。
• 3. Alt キーを押してリボンに移動します。
• 4. 左右方向 キーを押して「差し込み文書」に移動します。
• 5. Tab キーを押して「アドレス帳の編集」のボタンに移動してEnter キーを押します。「アドレス帳編集」のダイアログ ボックスが開きます。
• 6. Tab キーを押して「フィルター」に移動してEnter キーを押します。「フィルター」のダイアログ ボックスが開きます。
• 7. 「レコードのフィルター」が選択されているので、Tab キーを押して「フィールド」のコンボ ボックスに移動し、Alt + 下方向 キーでコンボ ボックスを開きます。
• 8. 下方向 キーを押して「年賀状」に移動します。
• 9. Tab キーを押して「AND OR」のエディット ボックスに移動し、半角で『1』と入力します。
• 10. Shift + Tab キーで「条件」のコンボ ボックスに移動し、「値に等しい」が選択されていることを確認します。
• 11. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「アドレス帳編集」のダイアログ ボックスに戻ります。
• 12. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「年賀状」が「1」の宛先だけが選択されます。

【ワンポイント】 宛先を印刷するかの選択は、「アドレス帳編集」のダイアログ ボックスの「宛先」のリスト ビューで、それぞれの宛先を選択した状態でSpace キーを押すことでチェックを外したりつけたりできますが、スクリーンリーダーでの対応が充分でないため、Excelの住所録であらかじめ選択しておくのがベターです。

Excelでの住所録の作成

はがき印刷で使用する住所録をExcelで作成する場合、以下の点に留意します。

• 1. セルA1から住所録を作成し、住所録の上の行に表のタイトルなどを入れないようにします。
• 2. 1行目には「氏名」「フリガナ」「〒」「住所1」「住所2」「TEL」などの見出しを入力します。
• 3. 住所録には空白行がないようにします。
• 4. 「フリガナ」など、はがきに印刷しない項目を入れるのは構いません。ただ、見出しは「氏名」「住所」など「はがき作成ウィザード」の中にある名称と併せるのがベターです。
• 5. 「年賀状」や「暑中見舞」などの見出しを作成し、それぞれの宛先に「1」や「2」などの区分を入れておくと便利です。