印刷に関わるさまざまな設定は「ページ レイアウト」タブで行うことができます。
【重要】 「ページ レイアウト」タブに表示される内容は、プリンターの機種によって異なります。このマニュアルでは1つの例を示しています。
サンプルデータpagelayout_es.xlsx「ページレイアウトの設定(演習)」を開きます。
余白
シート「ページレイアウトの設定」を選択します。
余白の設定は以下の手順で行います。
このシートでは、このまま印刷するとH列が2ページ目になってしまいますので、これを1ページに収まるように左右の余白を調整します。
尚、初期値は、上: 1.9cm、下: 1.9cm、左: 1.8cm、右: 1.8cmとなっています。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 3. Tab キーを押して「余白」を選択してEnter キーを押します。下方向にメニューが表示されます。
- 4. 上下方向 キーを押して「ユーザー設定の余白」を選択してEnter キーを押します。「ユーザー設定の余白」のダイアログ ボックスが開きます。
＊アクセスキー Alt P M A - 5. Tab キーを押して「左」のスピン ボタンに移動します。
- 6. 下方向 キーを押して「1.3」を選択します。
- 7. Tab キーを押して「右」のスピン ボタンに移動します。
- 8. 下方向 キーを押して「1.3」を選択します。
- 9. Tab キーを押して「OK」ボタンを選択してEnter キーを押します。左右の余白が1.3cmに変更され、これで1ページに印刷できるようになりました。
【ワンポイント1】 余白の値は、上下方向 キーを押した場合は0.5cm単位で増減します。また、この値は直接数値を入力することでも設定できます。
【ワンポイント2】 用紙サイズがA4で印刷の向きが縦の場合、表示の余白で1ページに収まる列幅の合計は、プリンターによっても異なりますが、大体75〜80が目安です。いずれにしても、使用するプリンターで1ページに印刷可能な列幅の合計を知っておくことが大切です。
印刷の向き
印刷を実行する場合、用紙の短辺を上にして印刷する「縦」、または長辺を上にして印刷する「横」の選択を行うことができます。
ここではシート「ページレイアウトの設定」の印刷の向きを「縦」にします。
シート「ページレイアウトの設定」を選択します。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 3. Tab キーを押して「印刷の向き」のドロップダウン ボタンを選択してEnter キーを押します。「印刷の向き」の選択ウィンドウが開きます。
＊アクセスキー Alt P O - 4. 上下方向 キーを押して「縦」を選択してEnter キーを押します。印刷の向きが「縦」になります。
用紙サイズ
印刷する用紙のサイズは接続されているプリンターによって異なりますので、ここでは1つの例を示します。
ここではシート「ページレイアウトの設定」の用紙サイズを「A4」にします。
シート「ページレイアウトの設定」を選択します。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 3. Tab キーを押して「サイズ」のドロップダウン ボタンを選択してEnter キーを押します。「用紙サイズ」の選択ウィンドウが開きます。
＊アクセスキー Alt P S Z - 4. 上下方向 キーを押して「A4」を選択してEnter キーを押します。用紙サイズが「A4」になります。
【ワンポイント】 以下の用紙のサイズは知っておくと印刷設定の際に参考になります。
- A4: 21.0cm × 29.7cm
- A5: 14.8cm × 21.0cm
- B5: 18.2cm × 25.7cm
- B4: 25.7cm × 36.4cm
- ハガキ: 10.0cm × 14.8cm
印刷範囲
シートの中で印刷する範囲は以下の手順で指定できます。指定の方法は、1つの範囲だけでなく、複数の範囲に対しても行えます。
尚、特に指定しない場合は、セルA1からシートの中でデータが入力されている範囲までを印刷します。
シート「印刷範囲」を選択します。
(1) 1つの範囲を指定する
まず、セルA3からG30までを印刷範囲として指定します。
- 1. セルA3からG30までを範囲選択します。
- 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 3. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 4. Tab キーを押して「印刷範囲」のドロップダウン ボタンを選択してEnter キーを押します。「印刷範囲」の選択ウィンドウが開きます。
- 5. 上下方向 キーを押して「印刷範囲の設定」を選択してEnter キーを押します。セルA3からG30までが印刷範囲として指定されました。
＊アクセスキー Alt P R S
【ワンポイント】 セル範囲の指定は、F5 キーを押してから『A3:G30』と入力してEnter キーを押すことでも行えます。
(2) 複数の範囲を指定する
次に、セルA3からG30、そしてセルA32からG57までの2つの範囲を印刷範囲として指定します。
- 1. F5 キーを押します。「参照先」の入力を求められるので『A3:G30,A32,G57』と入力してEnter キーを押します。2つのセル範囲が選択されます。
- 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 3. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 4. Tab キーを押して「印刷範囲」のドロップダウン ボタンを選択してEnter キーを押します。「印刷範囲」の選択ウィンドウが開きます。
- 5. 上下方向 キーを押して「印刷範囲の設定」を選択してEnter キーを押します。セルA3からG30、およびセルA32からG57までが印刷範囲として指定されました。
＊アクセスキー Alt P R S
(注) 離れた複数のセル範囲を指定した場合は、それぞれの範囲が1ページずつ印刷されます。
(3) 印刷範囲の解除
指定した印刷範囲の解除は以下の手順で行います。印刷範囲を解除すると、セルA1からシートの中でデータが入力されている範囲までが印刷範囲として指定されます。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 3. Tab キーを押して「印刷範囲」のドロップダウン ボタンを選択してEnter キーを押します。「印刷範囲」の選択ウィンドウが開きます。
- 4. 上下方向 キーを押して「印刷範囲のクリア」を選択してEnter キーを押します。指定した印刷範囲が解除されます。
＊アクセスキー Alt P R C
改ページ
(1) 改ページの指定
印刷時に改ページを行う位置は、初期値では用紙に対して自動的に設定されています。これを変更するには以下の操作を行います。
尚、改ページの位置を指定すると、自動的に設定された改ページの設定は解除されます。
シート「ページレイアウトの設定」を選択します。
ここでは、39行目と72行目に改ページを設定します。
- 1. セルA39を選択します。
- 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 3. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 4. Tab キーを押して「改ページ」のドロップダウン ボタンを選択してEnter キーを押します。「改ページ」の選択ウィンドウが開きます。
- 5. 上下方向 キーを押して「改ページの挿入」を選択してEnter キーを押します。39行目に改ページマークがつき、39行目から2ページ目になります。
＊アクセスキー Alt P B I - 6. セルA72を選択します。
- 7. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 8. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 9. Tab キーを押して「改ページ」のドロップダウン ボタンを選択してEnter キーを押します。「改ページ」の選択ウィンドウが開きます。
- 10. 上下方向 キーを押して「改ページの挿入」を選択してEnter キーを押します。72行目に改ページマークがつき、72行目から3ページ目になります。
(注) 設定した改ページ部分には太い波線の改ページマークが表示されます。
(2) 改ページの解除
設定した改ページは以下の手順で解除できます。
個別に改ページを解除することもできますが、音声ユーザーには、すべての改ページを解除するほうが分かりやすいと思います。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 3. Tab キーを押して「改ページ」のドロップダウン ボタンを選択してEnter キーを押します。「改ページ」の選択ウィンドウが開きます。
- 4. 上下方向 キーを押して「すべての改ページを解除」を選択してEnter キーを押します。設定したすべての改ページが解除され、自動で設定された改ページに戻ります。
＊アクセスキー Alt P B A
【ワンポイント】 「表示」タブの「改ページプレビュー」で改ページの状態を確認したり、設定を変更できますが、スクリーンリーダーは対応していません。
各ページにタイトルを印刷する印刷タイトル
複数ページにわたって印刷する場合、それぞれのページの行や列に同じタイトルを印刷することができます。
シート「ページレイアウトの設定」を選択します。
ここでは、セルA4からH6までをタイトル行として設定します。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 3. Tab キーを押して「印刷タイトル」のボタンを選択してEnter キーを押します。「印刷タイトル」のダイアログ ボックスが開きます。
＊アクセスキー Alt P I - 4. Tab キーを押して「タイトル行」のエディット ボックスに移動します。
- 5. 『A4:H6』と入力します。
- 6. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。セルA4からH6までがタイトル行として設定されます。5. 『A4:H6』と入力します。
【ワンポイント】 印刷タイトルが設定できたかどうかは「印刷プレビュー」で確認できますが、これはスクリーンリーダーには対応していません。
同じページレイアウトを複数シートに設定する
複数のシートに同じページレイアウトの設定を行うためには「作業グループ」を設定します。
シート「ページレイアウトの設定(男)」を選択します。
ここでは、シート「ページレイアウトの設定(男)」と「ページレイアウトの設定(女)」に同じ設定を行います。
設定内容は、左右の余白を1.3cmにすること、およびデータを用紙の中央に印刷することです。
(1) 作業グループの設定
複数のシートに対して同じ操作をするための「作業グループ」は以下の手順で設定します。
- 1. シート「ページレイアウトの設定(男)」を選択します。
- 2. Shift + Ctrl + Page Down キーでシート「ページレイアウトの設定(女)」までを選択します。
これで2枚のシートが作業グループとなり、設定などを行うと、2枚のシートに同じ内容が適用されます。
【ワンポイント】 作業グループを解除するには、Ctrl + Page Up キー、またはCtrl + Page Down キーでシートを切り替えます。
(2) 2つのシートに同じ余白を設定する
作業グループが設定されたシートに同じ余白を設定する手順は、1つのシートに対する場合と同じです。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 3. Tab キーを押して「余白」を選択してEnter キーを押します。下方向にメニューが表示されます。
- 4. 上下方向 キーを押して「ユーザー設定の余白」を選択してEnter キーを押します。「ユーザー設定の余白」のダイアログ ボックスが開きます。
＊アクセスキー Alt P M A - 5. Tab キーを押して「左」のスピン ボタンに移動します。
- 6. 下方向 キーを押して「1.3」を選択します。
- 7. Tab キーを押して「右」のスピン ボタンに移動します。
- 8. 下方向 キーを押して「1.3」を選択します。
- 9. Tab キーを押して「OK」ボタンを選択してEnter キーを押します。これで2枚のシートの左右の余白が1.3cmに変更され、1ページに印刷できるようになりました。
【ワンポイント1】 余白の値は、上下方向 キーを押した場合は0.5cm単位で増減します。また、この値は直接数値を入力することでも設定できます。
【ワンポイント2】 用紙サイズがA4で印刷の向きが縦の場合、表示の余白で1ページに収まる列幅の合計は、プリンターによっても異なりますが、大体75〜80が目安です。いずれにしても、使用するプリンターで1ページに印刷可能な列幅の合計を知っておくことが大切です。
(3) データを用紙の中央に印刷する
リストなどのデータを、用紙の左右方向、および上下方向の中央に印刷することができます。手順は以下の通りです。
ここでは、シート「ページレイアウトの設定(男)」と「ページレイアウトの設定(女)」に同じ設定を行います。
まず、2枚のシートに「作業グループ」を設定しておきます。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 左右方向 キーを押して「ページ レイアウト」タブに移動します。
- 3. Tab キーを押して「余白」を選択してEnter キーを押します。下方向にメニューが表示されます。
- 4. 上下方向 キーを押して「ユーザー設定の余白」を選択してEnter キーを押します。「ユーザー設定の余白」のダイアログ ボックスが開きます。
＊アクセスキー Alt P M A - 5. Tab キーを押して「水平」のチェック ボックスに移動します。
- 6. Space キーを押してチェックをつけます。
- 7. Tab キーを押して「垂直」のチェック ボックスに移動します。
- 8. Space キーを押してチェックをつけます。
- 9. Tab キーを押して「OK」ボタンを選択してEnter キーを押します。これで、2枚のシートのデータが用紙の中央に印刷されます。
(注) 左右、および上下の余白が同じでないと用紙の中央には配置されません。
【ワンポイント】 結果の確認は「印刷プレビュー」によりできますが、スクリーンリーダーは対応していません。
操作の結果はサンプルデータpagelayout_kk.xlsx「ページレイアウトの設定(結果)」をご覧ください。