ラベル印刷
Excelなどで作成した住所録データを利用して宛名ラベルに印刷することができます。 ここでは、宛名ラベル印刷の手順を説明します。
(注) ラベル印刷は、特定の文書ファイルを開いて行わないため、(演習)ファイルはありません。また、作成したラベル印刷ファイルは、Excelで作成した住所録への参照が含まれているため、(結果)ファイルもありません。
宛名ラベルの作成
この作業を行う前に、住所録ファイル「ラベル印刷.xlsx」をドキュメントフォルダーに保存しておきます。
ここでは、以下の内容で宛名ラベルを作成します。
- ・ ラベルの種類： A-ONE No.28183
- ・ 印刷項目： 「〒」「住所1」「住所2」「氏名」
- ・ フォントサイズ： 「氏名」 12ポイント、それ以外 10.5ポイント
- ・ レイアウト： 「〒」の前に「郵便番号」を挿入、「氏名」の前に1行挿入、「氏名」の後に「様」を挿入
- ・ 住所録ファイル： ラベル印刷.xlsx
(1) ラベル用紙の選択
まず、使用するラベル用紙を選択します。
- 1. Word 2010を起動します。文書ファイル「文書1.docx」が開きます。
Word 2010の起動方法については、「Word 2010の起動と終了」を参照してください。 - 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 3. 左右方向 キーを押して「差し込み文書」に移動します。
- 4. Tab キーを押して「差し込み印刷の開始」のドロップダウン ボタンに移動してEnter キーを押します。「差し込み印刷」のメニューが開きます。
- 5. 上下方向 キーを押して「ラベル」に移動してEnter キーを押します。「ラベルオプション」のダイアログ ボックスが開きます。
＊ アクセスキー： Alt M S A
- 6. 「製品番号のリスト」が選択されているので、Shift + Tab キーを 2 回押して「ラベルの製造元」のコンボ ボックスに移動します。
- 7. Alt + 下方向 キーでコンボ ボックスを開き、上下方向 キーを押して「A-ONE」に移動します。
- 8. Tab キーを 2 回押して「製品番号のリスト」に移動し、上下方向 キーを押して「A-ONE 28183」に移動します。
- 9. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。文書ウィンドウに戻ります。
(2) 住所録ファイルの選択
次に、使用する住所録ファイルを選択します。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 「差し込み文書」タブが選択されているので、Tab キーを押して「宛先の選択」のドロップダウン ボタンに移動してEnter キーを押します。「宛先の選択」のメニューが開きます。
- 3. 上下方向 キーを押して「既存のリストを使用」に移動してEnter キーを押します。「ファイルを開く」のダイアログ ボックスが開きます。
＊ アクセスキー： Alt M R E
- 4. 「ラベル印刷.xlsx」を選択してEnter キーを押します。「テーブルの選択」のダイアログ ボックスが開き、シートのリストが選択されています。
ファイルを開く手順については「ファイルを開く」を参照してください。 - 5. 「Sheet1」が選択されていることを確認します。
- 6. Tab キーを押して「先頭行をタイトル行として使用する」のチェック ボックスにチェックがついていることを確認します。
- 7. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。文書ウィンドウに戻ります。
(3) 印刷するフィールドの選択とレイアウトの設定
住所録ファイルが選択できたら、印刷するフィールドの選択と、ラベルのレイアウトを設定します。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 「差し込み文書」タブが選択されているので、Tab キーを押して「差し込みフィールドの挿入」に移動してEnter キーを押します。「フィールドリスト」が開きます。
- 3. 上下方向 キーを押して「〒」に移動してEnter キーを押します。文書ウィンドウに戻ります。 (注) 選択した「〒」は表示されている「≪Next Record≫」の前に挿入されます。
- 4. 上記1.から3.までの操作を繰り返します。その際「フィールドリスト」からは以下の項目を順番に選択します。 「住所1」「住所2」「氏名」
【ワンポイント】 フィールド選択の際は、カーソルを移動しないように注意してください。カーソルが移動してしまうと、印刷する順序が変わってしまう場合があります。
- 5. 上下左右方向 キーを押して「〒」の前に移動し、『〒』と入力します。
- 6. 「≪〒≫」の右に移動してEnter キーを押して改行します。
- 7. 「≪住所1≫」の右に移動してEnter キーを押して改行します。
- 8. 「≪住所2≫」の右に移動してEnter キーを 2 回押して2行改行します。
- 9. 「≪氏名≫」の右に移動し『 様』と入力します。
- 10. 「氏名」から「様」までを範囲選択し、フォントサイズを「12ポイント」にします。
フォントサイズの設定については「フォント」を参照してください。
(4) すべてのラベルへの反映と結果の確認
最後に、設定した内容をすべてのラベルに反映させ、結果を確認します。
- 1. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 2. 「差し込み文書」タブが選択されているので、Tab キーを押して「複数ラベルに反映」のボタンに移動してEnter キーを押します。設定した内容がすべてのラベルに反映されます。
＊ アクセスキー： Alt M B
- 3. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 4. 「差し込み文書」タブが選択されているので、Tab キーを押して「結果のプレビュー」のボタンに移動してEnter キーを押します。設定したラベルのレイアウトで住所録のデータが表示されます。
＊ アクセスキー： Alt M P
- 5. 文書ファイルを「宛名ラベルA1.docx」の名前で保存します。これで、ラベル印刷の内容を修正したり、繰り返し使用することができます。 (注) 住所録ファイルは、名前を変更したりフォルダーを移動させないようにしてください。もし変更したときは、住所録ファイルの選択をやり直してください。
ラベル印刷の実行
作成した「宛名ラベルA1.docx」を開きます。
- 1. ファイルを開くと「この文書を開くと以下のSQLコマンドが実行されます。」のメッセージが出るので「はい」を選択します。
- 2. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 3. 左右方向 キーを押して「差し込み文書」に移動します。
- 4. Tab キーを押して「完了と差し込み」のドロップダウン ボタンに移動してEnter キーを押します。「メニュー」が開きます。
＊ アクセスキー： Alt M F
- 5. 上下方向 キーを押して「文書の印刷」に移動してEnter キーを押します。「文書の印刷」のダイアログ ボックスが開きます。
- 6. 「レコードの印刷」のラジオ ボタンが選択されているので、上下方向 キーを押して「すべて」「現在のレコード」「最初のレコード」の中から選択します。
- 7. 印刷する住所を指定する場合は、Tab キーを押して「最初のレコード」に移動して、印刷を始めるレコードの番号を入力します。
- 8. Tab キーを押して「最後のレコード」に移動して、印刷を終了するレコードの番号を入力します。
- 9. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「印刷」のダイアログ ボックスが開きます。
- 10. 部数などを指定して印刷します。 印刷の手順については「印刷する」を参照してください。
印刷する宛先の選択
ここでは、宛名ラベル印刷ファイル「宛名ラベルA1.docx」の「年賀状」が「1」となっている宛先を選択します。
- 1. 作成した宛名ラベル印刷ファイル「宛名ラベルA1.docx」を開きます。
- 2. ファイルを開くと「この文書を開くと以下のSQLコマンドが実行されます。」のメッセージが出るので「はい」を選択します。
- 3. Alt キーを押してリボンに移動します。
- 4. 左右方向 キーを押して「差し込み文書」に移動します。
- 5. Tab キーを押して「アドレス帳の編集」のボタンに移動してEnter キーを押します。「アドレス帳編集」のダイアログ ボックスが開きます。
- 6. Tab キーを押して「フィルター」に移動してEnter キーを押します。「フィルター」のダイアログ ボックスが開きます。
- 7. 「レコードのフィルター」が選択されているので、Tab キーを押して「フィールド」のコンボ ボックスに移動し、Alt + 下方向 キーでコンボ ボックスを開きます。
- 8. 下方向 キーを押して「年賀状」に移動します。
- 9. Tab キーを押して「AND OR」のエディット ボックスに移動し、半角で『1』と入力します。
- 10. Shift + Tab キーで「条件」のコンボ ボックスに移動し、「値に等しい」が選択されていることを確認します。
- 11. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「アドレス帳編集」のダイアログ ボックスに戻ります。
- 12. Tab キーを押して「OK」ボタンに移動してEnter キーを押します。「年賀状」が「1」の宛先だけが選択されます。
【ワンポイント】 宛先を印刷するかの選択は、「アドレス帳編集」のダイアログ ボックスの「宛先」のリスト ビューで、それぞれの宛先を選択した状態でSpace キーを押すことでチェックを外したりつけたりできますが、スクリーンリーダーでの対応が充分でないため、Excelの住所録であらかじめ選択しておくのがベターです。
Excelでの住所録の作成
ラベル印刷で使用する住所録をExcelで作成する場合、以下の点に留意します。
- 1. セルA1から住所録を作成し、住所録の上の行に表のタイトルなどを入れないようにします。
- 2. 1行目には「氏名」「フリガナ」「〒」「住所1」「住所2」「TEL」などの見出しを入力します。
- 3. 住所録には空白行がないようにします。
- 4. 「フリガナ」など、ラベルに印刷しない項目を入れるのは構いません。
- 5. 「年賀状」や「暑中見舞」などの見出しを作成し、それぞれの宛先に「1」や「2」などの区分を入れておくと便利です。